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Find the answers to the most frequent general questions about Kezmo!

What is Kezmo?

Kezmo is a collaboration and organizational tool. It’s ideal to manage both personal and team projects. It’s as easy to use as any chat, but powered with the ability to assign tasks, share files, and manage different teams in one place, while keeping control of all the knowledge generated within the organization.

What kind of projects is Kezmo for?

Kezmo provides solutions for anyone that finds benefit in collaboration. You can use Kezmo to organize:

  • Marketing teams
  • Creatives
  • Project management
  • Business operations
  • Professional services

Can I use Kezmo when I’m offline?

Yes. All changes will be saved and synchronized as soon as you get back online, and notifications will be sent to your e-mail to check out later.

Is there a Kezmo app? Can I download it to my desktop?

We’re working to create a desktop version of Kezmo and it will be available soon!

Check out our mobile apps for Android & iOS:

When you sign in to Kezmo for the first time, you will be guided through a series of steps. Here’s a quick walk through of how to complete them and the first things you need to know when you’re getting started.

Add profile picture

Click on the icon with your initials and select the picture you want to upload from your computer.

Click “Get Started” to continue.

Create your first collaboration space

The next step as you’re getting started is to create your first collaboration space.

Simply click on the icon to upload a picture to represent it, then write the name of your space and a brief description.

Click “Create” to continue to the next step.

Invite members to your new space

Right after you create your first collaboration space, you are given the option to invite members to share it with.

Click “Invite” and type your collaborators’ e-mail addresses, along with a personalized message.

As an alternative, select the “Link” tab and click “Copy link”, then paste it on any social media platform to share your space.

Click “Send invitations” and “Done” to proceed.

Don’t forget to tell your collaborators to check their e-mails for the registration link! They won’t be able to access your space unless they register on Kezmo too!

Change your background image

Add some colour to your dashboard by changing its background!

Click […] on the top right corner, and choose one of the default images and colours to have as your background.

You can also upload any image you want from your computer.

Check out your new space

You’ll get a notification every time one of the teammates you invited registers on Kezmo.

Click it and you’ll access your space, or simply click the name of your space under “Spaces” on the left-hand panel.

You can start chatting straight away. Type [@] and the name of a collaborator to send them a notification. You can also type [@all] to send a notification to all members of the space.

Contact the support team

You can contact the support team any time! We love to answer doubts, take on suggestions, and get feedback, so don’t hesitate to drop us a line.

To access the support space, simply click on the icon with a [?] inside a speech bubble, and start chatting away.

Change language

Kezmo is currently available in five languages: English, Spanish, Portuguese, French and Catalan.

To change the language, click on your profile image or icon and select “My Profile”.

Click the “Account” tab and select the language you desire from the drop-down menu.

Kezmo is a platform built for collaboration! Learn how to invite your teammates to Kezmo with these simple steps.

Invite teammates to collaborate

You can invite teammates to collaborate in Kezmo, without necessarily having to add them to a collaboration space.

Simply click [+] next to “People” in the left-hand panel, and type their e-mails and a personal message.

Click “Send invitations”. You’ll get a notification as soon as the teammates you invited register on Kezmo.

1on1 spaces

You can chat directly with any of your teammates by clicking on their names under “People” on the left-hand panel.

A 1on1 space works the same way as any other collaboration space, with the difference that it is private between you two.

Create a collaboration space to share ideas, files and images with your teammates. You can also create notes and assign tasks to each other, taking your organization skills to the next level!

Create a collaboration space

Create a collaboration space by clicking [+] next to “Spaces”.

Name your space and write a brief description.

You can upload a picture to represent it by clicking on the icon above the space’s name.

Click “Create” to go to the next step.

Add existing members to your new space

You can add any teammate that has already registered to Kezmo by clicking on [+] next to their name.

You can choose the role of “Administrator” to give them full control of the space, “Collaborator” to only allow them to post, share and create content, or “Reader” which has no access to management or posting but can view the space’s contents.

Invite new teammates to your space

If you want to invite teammates that haven’t registered on Kezmo yet, or that aren’t connected to you, simply click on “Invite” and input their e-mail addresses, along with a personal message.

As an alternative, you can click the “Link” tab and “Copy link”, to paste it on any form of social media as an agile way for people to access your space.

Click “Send invitations” and then “Done”.

Check out your new space

You’ll get a notification as soon as any of the teammates you invited registers on Kezmo.

Click it to access your space, or simply click on your space’s name under “Spaces” in the left-hand panel.

Kezmo counts with an enriched chat, from where you can create and share a great variety of content such as files, images, polls, notes, and tasks.

@


You can use [@] and a teammate’s name to send them a notification, so they pay more attention to the new message in the space’s chat.

You can also type [@all] to send a notification to all members of the space.

Share files

Share files easily by clicking the paperclip icon, and selecting “Upload file”.

Choose the file you wish to upload; you can change its name and add a brief note.

You’ll be able to access the file from the chat and from the “Documents” container on the left-hand panel.

Share images

Share images easily by clicking the paperclip icon, and selecting “Upload image”.

Choose the image you wish to upload; you can change its name and add a brief note.

You’ll be able to access the image from the chat and from the “Images” container on the left-hand panel.

Create a poll

Create a poll to settle decision-making in your team.

Click [>] next to the chat box and select “Poll”.

Input your question, and add as many answers as you’d like.

Click “Done” and see your poll appear in the chat. People can vote by simply clicking on the option they choose.

Create a note

Create a note in an agile way straight from the chat.

Click [>] next to the chat box and select “Note”.

Fill in the options and type [enter].

The note will appear in the chat and people can click it to view it.

You can access all notes in the “Notes” container on the left-hand panel.

Create a task

Create a task in an agile way straight from the chat, or better yet, transform an already sent message into a task!

Click on the tick next to the message you want to transform and select “Edit”.

Click [>], select “Task”, and click [Save]. The message will transform into a task, which everyone can view by simply clicking it on the chat.

You can access all tasks in the “Tasks” container on the left-hand panel.

Edit a task

Click on the “Tasks” container on the left-hand panel to access all tasks in the collaboration space.

Click on the task you want to edit, then on […] and select “Edit”.

Make the necessary changes, input more information, assign the task to one of your space members, or set a due date.

Click [Save] and [<] to return to the chat.

My Space is a space designed so you can save ideas, reminders, links, documents, images, notes, issues and tasks that are personal to you. You can rest assured that no one will read your private material; you can’t even add collaborators by mistake because this space doesn’t have the ability to add anyone.

Access My Space

Click “My Space” on the left-hand panel to access it.

You can use it in the same way as you use any collaboration space, with the difference that this space is private and exclusive to you!

Kanban is a popular methodology of Japanese origin, implemented in agile teams all over the world. In very general terms, Kanban is a visual tool to represent tasks by their state of completion. These states are “Not Started”, for tasks that you haven’t even started to think about, “Waiting” for tasks that can be started as soon as the ones “In Progress” are finished, “Completed”, and “Deferred”.

Create a new task

Create a new task in the Kanban View of your main page by clicking [+] on the top-right corner.

Select a space to assign a task to, and fill out the rest of the form. Add a due date to get a notification reminding you of the task, and for it to appear in your calendar.

Click [Save].

You’ll see the task appear in your Kanban. You can also see it in the “Tasks” container on the left-hand panel of the space you assign the task to.

Change a task’s completion status

The Kanban methodology allows you to divide tasks by their status of completion.

Simply drag-and-drop tasks to change their status.

A good idea is to mark tasks you are doing during the day as “In Progress”, and tasks that should be done during that week as “Waiting”. According to the Kanban methodology, you should aim to have less than five tasks “In Progress”.

View a task in its collaboration space

You know which space each task is assigned to because they have the space’s icon on the task card.

Click the space where the task you want to view is, and then click “Tasks” on the left-hand panel.

You will see how any changes you make in either view are synchronized

Edit a task

Click on a task, then […] on the top-right corner of the task, and then “Edit”.

Make the necessary changes to the task’s form, and click “Save”.

You will see how any changes you make in either your main Kanban view or the spaces’ “Tasks” are synchronized.

“My Favourites” is the name for Kezmo’s customizable visual map. You can create your own visual map with the most important spaces, nodes, and people in your Kezmo, so that they are easily available in your main page.

Add elements to the dashboard

Click on “My Favourites” tab in your main screen to access a dashboard where you can create your own Kezmo visual map.

Drag-and-drop spaces and people into your visual map.

You can also create nodes by clicking [+] on the top-right corner.

Hover on a node, space or person and a small [+] will appear on their side; drag it and an arrow will appear. Drop the arrow on another node, space, or person to join them in the visual map.

Drag-and-drop the items to organize them visually, you can also zoom in or out with your mouse’s center wheel.

Delete an element from the dashboard

To delete any element from the visual map, simply drag-and-drop it to the bottom of the screen.

A trashcan icon will appear and you can drop the element anywhere on the icon’s area to delete it.

Use the filtered search feature

Hover over a node, a space or a person and you’ll see a magnifying glass icon appear.

Click on the magnifying glass icon to do a refined search inside the node, space or person.

Learn how to make the most out of the easy-to-use calendar in Kezmo. Organize your tasks and appointments by due date and get a notification on that day to remind you of what you need to do.

Change a task’s due date in the calendar

Access the calendar view by clicking the dashboard icon on the top-right corner, and selecting “Calendar”.

Drag a task and drop it into any day of the calendar to change its due date.

Click on the card and see how the due date synchronizes automatically.

Change a task’s due date in its form

Click on a task to view it.

Click […] and select “Edit”.

You can edit anything in the form, for example selecting a new due date.

Click [Save]. You can see how the task changes date automatically in the calendar.

If there are a lot of tasks in one day, simply click “show more” on the day to see them all.

Complete a task

Click on a task to view it.

Click […] and select “Edit”.

Change the task’s status to “Completed” on the form and click [Save].

See how the task disappears in the calendar.

Create a new task

Hover over any day on the calendar and a small [+] will appear on the top-right corner.

Click it to create a new task due on that date.

See how the task appears in the calendar.

Assign a task to the calendar

On the left-hand panel of the Calendar View, you will see all tasks that haven’t been assigned a due date.

Simply drag-and-drop a task from the left-hand panel to a day on the calendar to assign it that due date.

Click on the task and you will see that the form has been updated with the due date.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es Kezmo?

Kezmo es una herramienta de organización y comunicación. Es ideal para gestionar tanto proyectos personales como equipos. Tiene la facilidad de uso de un chat pero potenciado con la habilidad de asignar tareas, compartir archivos y gestionar muchos equipos distintos en un solo lugar, siempre manteniendo el control del conocimiento generado en la organización.

¿Para qué tipos de proyecto sirve Kezmo?

Enfocado en el trabajo colaborativo, Kezmo provee soluciones para equipos de:

  • Marketing
  • Industrias creativas
  • Gestión y desarrollo de proyectos
  • Operaciones de negocios
  • Servicios profesionales

Fue creado para asistir a todo aquel que necesite organizarse a sí mismo o a varias personas.

¿Cómo contacto al equipo de soporte?

Solo tienes que entrar al espacio de soporte y escribirnos tus dudas o sugerencias.

En la web:  Click en el ícono de soporte (al lado del ícono de notificaciones) en la barra superior azul.

En mobile: Entra a la sección Yo, haz tap en el ícono de soporte.

¿Cómo añado una foto de perfil?

En la web:

  • Click en tus iniciales o imagen en la barra lateral izquierda.
  • Selecciona Cambiar imagen.
  • Elige la imagen en el explorador de archivos.

En mobile:

  • Tap en la sección Yo.
  • Selecciona editar en la esquina superior derecha.
  • Tap de nuevo en tus iniciales o imagen.
  • Elige tomar foto, biblioteca o iCloud.
  • Elige la imagen.

Olvidé mi contraseña

Tanto en la web como en mobile haz click en ¿Olvidó su contraseña? .

¿Cómo cambio el idioma?

En la web:

  • Click en tus iniciales o imagen en la barra lateral izquierda.
  • Selecciona Mi Perfil.
  • En la pestaña Cuenta selecciona Idioma y la página se actualizará automáticamente con el idioma que tu elijas.

Kezmo soporta Español, Inglés, Catalán, Francés y Portugués.

En mobile: se cambia con el idioma de tu dispositivo.

¿Puedo utilizar Kezmo sin conexión?

Si. Todos los cambios que hagas se guardarán para actualizarse cuando tengas conexión. Además, se te enviará por mail cualquier notificación que no veas por estar sin conexión.

¿Hay versión Kezmo para escritorio? ¿Para móvil?

¡Estamos trabajando para crear la versión para escritorio y estará disponible pronto!

Tenemos apps para Android y iOS. Puedes encontrarlas aquí:

¿Cómo me conecto con mis colegas?

Puedes conectarte invitando a tus colegas a ser tus contactos para luego agregarlos a un espacio, o para hablarles uno a uno.

En la web:
  • Click en [+] al lado de Personas en la barra lateral izquierda.
  • Ingresa las direcciones de correo de tus colaboradores; también puedes redactar un mensaje personal para que se envíe junto con tu invitación.
  • Dile a tus colegas que deben aceptar tu invitación por mail, y una vez registrados en Kezmo pasarán a ser tus contactos.
  • Los encontrarás en formato de lista bajo Personas en la barra lateral izquierda.

En mobile:

  • Tap en la sección Invita a tus amigos.
  • Elige por qué medio quieres compartir un enlace a Kezmo.
  • Selecciona a los contactos que deseas agregar y se les enviará un enlace a Kezmo.
  • No te olvides de recordarle a tus colegas que deben aceptar tu invitación y registrarse en Kezmo.
  • Una vez registrados, los encontrarás en formato de lista en la sección Personas.

Tip 1: ten en cuenta que todas las personas registradas en Kezmo con el mismo dominio de e-mail empresarial pasarán a ser contactos automáticamente.

Tip 2: Hay otra manera de invitar a un colega a ser tu contacto agregándolo directamente a un espacio.

Eliminar contactos (empresariales y por vínculo)

Si quieres eliminar un contacto que comparte tu mismo dominio de e-mail empresarial:

  • Contacta al equipo de soporte y lo eliminaremos de tu lista de contactos.
  • Si siguen compartiendo algún espacio, debes eliminarlo si eres administrador del espacio o contactar al administrador de ese espacio para que elimine al espacio, a ti o al contacto que deseas eliminar de ese espacio.

Para eliminar un contacto que no comparte tu mismo dominio de e-mail empresarial (son contactos porque comparten un espacio):

  • Elimínalo del espacio que los vincula (si eres administrador del espacio), o contacta al administrador para que elimine al espacio, a ti o al contacto que deseas eliminar de ese espacio.

¿Qué es un espacio y cómo agrego colegas a un espacio?

Un Espacio generalmente está formado por grupos de contactos, y es el lugar donde puedes comunicarte y compartir documentos, enlaces, imágenes, incidentes, notas y tareas.

En la web:

  • Click en [+] al lado de Espacios.
  • Nombra tu espacio y escribe una breve descripción.

Puedes agregar personas que ya forman parte de tus contactos buscándolos por nombre o apodo y haciendo click en [+] al lado de sus respectivos nombres.

También puedes invitar personas que no forman parte de tus contactos:

  • Click en el botón Invitar en la esquina inferior izquierda.
  • Puedes ingresar sus e-mails junto con un mensaje personal y recordarles de aceptar tu invitación a registrarse. Una vez registrados, formarán parte de tu espacio y tus contactos.
  • Alternativamente, puedes hacer click en la pestaña Enlace para copiar y compartir un enlace que otorga acceso al espacio.
  • La persona que reciba el enlace deberá registrarse y formará parte de tu espacio y tus contactos.

En mobile:

  • Tap en [+] en la esquina superior derecha en la sección Espacios para crear un espacio nuevo.
  • Escribe un título y una breve descripción
  • Elige el tipo de privacidad y visibilidad para el espacio
  • Agrega miembros haciendo click en [+] al lado de Miembros y seleccionando de la lista de tus contactos a quien desees agregar.

Modificar y eliminar un espacio

En la web: accede al espacio haciendo click en su nombre en la barra lateral izquierda.

  • Click en la imagen o iniciales del espacio
  • Selecciona Preferencias.
  • En la pestaña Perfil, puedes hacer click en [editar] para cambiar el nombre, la descripción y sus imágenes de perfil y fondo, o eliminarlo.
  • En la pestaña Miembros puedes agregar, modificar el rol o eliminar a miembros del espacio.

En mobile:

  • Tap en el nombre del espacio que deseas modificar o eliminar en la sección espacios.
  • En la esquina superior derecha, selecciona […]
  • Tap en la imagen o iniciales del espacio y editar en la esquina superior derecha
  • Puedes cambiar el título, descripción, imagen, privacidad, visibilidad y agregar, cambiar el rol o eliminar miembros del espacio.

Agregar miembros en un espacio

En la web:

  • Accede al espacio haciendo click en su nombre en la barra lateral izquierda.
  • Click en [+] al lado de Miembros, y de nuevo en [+] al lado del nombre de quien quieras agregar en tu lista de contactos.
  • Elige su rol y se agregará a tu espacio.

Si la persona que deseas agregar todavía no es parte de tu lista de contactos:

  • Click en el botón Invitar en la esquina inferior izquierda.
  • Puedes invitar a personas ingresando sus e-mails o hacer click en la pestaña Enlace y copiar el enlace para compartirlo.
  • Las personas que invites luego deben aceptar tu invitación y registrarse en Kezmo para formar parte de tu espacio.
  • Más información. 

En mobile:

  • Tap en el nombre del espacio en la sección Espacios.
  • En la esquina superior derecha, selecciona […]
  • Tap en la imagen o iniciales del espacio, y Editar en la esquina superior derecha.
  • Tap en [+] al lado de Miembros y selecciona a quien quieras agregar de tu lista de contactos de Kezmo.

Eliminar miembros del espacio:

En la web:

  • Accede al espacio.
  • Selecciona Preferencias.
  • En la pestaña Miembros, click en el rol de la persona a quien deseas eliminar (al lado de su nombre) y selecciona Remover.

En mobile:

  • Tap en el nombre del espacio en la sección Espacios.
  • En la esquina superior derecha, selecciona […]
  • Tap en la imagen o iniciales del espacio, y Editar en la esquina superior derecha.
  • Tap en el nombre de la persona que deseas eliminar y selecciona Remover.

Eliminarme de un espacio

Aún no es posible eliminarse o “salir” de un espacio. Si eres el administrador del espacio, debes eliminarlo o pedirle a otro administrador que te elimine como miembro del espacio.

Roles para miembros de espacios: ¿Qué son y cómo cambiarlos?

    • El rol de administrador es el más poderoso. Un administrador puede modificar todos los aspectos de un espacio, agregar o eliminar miembros, y eliminar el espacio.
    • Un colaborador no puede modificar o eliminar el espacio y sus miembros, pero tiene permisos para ver todo el contenido del espacio, comunicarse en el chat y agregar documentos, enlaces, imágenes, incidentes, notas y tareas.
    • Un lector sólo tiene acceso a ver el chat y los documentos compartidos, pero no puede formar parte del chat o realizar ninguna acción.

Para cambiar el rol de un miembro, debes ser administrador.

Desde la web: Accede al espacio haciendo click en su nombre en la barra lateral izquierda y haz click en la imagen o iniciales del espacio

  • Selecciona “preferencias”.
  • En la pestaña “miembros” haz click en el rol del miembro que deseas modificar (al lado de su nombre) y selecciona el nuevo rol que deseas darle.

En la app:

  • Accede a un espacio haciendo click en su nombre en la sección “espacios”.
  • En la esquina superior derecha, selecciona []
  • Tap en la imagen o iniciales del espacio, y “editar” en la esquina superior derecha.
  • Tap en el miembro al cual deseas cambiarle el rol y selecciona “cambiar rol

¿Existe un espacio privado/personal?

¡Si! En la web, selecciona “Mi Espacio” en la barra lateral izquierda. Solo tú puedes ver este espacio y puedes utilizarlo para borradores, tareas personales o para mantener links y archivos a mano. En la app, haz click en la sección “Yo”.

¿Qué son los contenedores?

Puedes encontrar distintos contenedores adentro de cada espacio en la barra lateral izquierda del espacio. Hay contenedores de documentos, imágenes, incidentes, enlaces, notas y tareas, para que puedas encontrar cada uno fácilmente.

En la web:

  • Accede a un espacio.
  • Agrega contenedores haciendo click en [+] al lado de Contenedores.
  • Dentro de los contenedores puedes agregar Carpetas y contenido.

En la app:

  • Accede a un espacio haciendo click en su nombre en la sección Espacios.
  • Tap […] y verás una lista de sus contenedores.
  • Haz click en cada uno y agrega contenido haciendo click en [+] y seleccionando si deseas agregar un nuevo ítem o crear una Carpetas.

¿Qué son los incidentes?

Los incidentes utilizan una vista Kanban (en columnas) igual que las tareas. Son distintos de las tareas porque se refieren a problemas que hayan surgido, por lo que sus estados pueden ser “Activo” (el problema persiste), “Resuelto” o “Cerrado” (el problema no tiene solución, o no es lo suficientemente importante como para dedicar energía en buscar una solución).

¿Cómo subo archivos?

En la web:

  • Subir archivos desde sus respectivos contenedores o haciendo click en el ícono de adjuntos.
  • La manera más simple es hacer un “drag and drop” (seleccionando el archivo que deseas compartir desde el explorador de archivos de tu computadora, arrastrándolo y soltándolo en el chat del espacio al cual lo quieres agregar.)

En la app:

  • Puedes subir archivos desde sus respectivos contenedores o haciendo tap en el ícono de adjuntos.

¿Cómo veo las tareas?

Tanto en la web como en mobile puedes ver todas las tareas asignadas a ti en la página principal, en la pestaña Mis Tareas. También puedes ver las tareas asignadas a cada espacio en el contenedor de tareas de cada uno.

¿Cómo cambio el estado de una tarea?

La vista de tareas por defecto es la vista de tablero Kanban. Las tareas pueden tener distintos estados: “Sin comenzar”, “Esperando”, “En progreso”, “Completa” o “Postergada” según su columna. Puedes moverlas a distintas columnas según sus estados van variando.

¿Cómo creo una tarea?

En la web:

  • Desde la página principal, en Mis Tareas, haz click en [+] en la esquina superior derecha.
  • Puedes seleccionar a qué espacio asignar la tarea, su título, descripción, puedes añadirle un archivo, asignarla a otro colega, marcar su prioridad, su estado, la fecha en la que quieres que esté finalizada (vencimiento), fecha de inicio, fecha de finalización (en caso de que sea distinta a la de vencimiento) y notas.
  • Puedes hacer lo mismo desde el contenedor de tareas en un espacio, y se asignará automáticamente a ese espacio.

En mobile:  

  • Acceder al contenedor de tareas de un espacio.
  • Tap en [+] en la esquina superior derecha.
  • Llena los campos y selecciona Guardar en la esquina superior derecha.

¿Cómo creo contenidos desde el chat?

  • Click en el ícono a la derecha [>]  selecciona si deseas crear un incidente, nota, tarea o votación.
  • Click en la tecla [enter] en tu teclado y saltará una ventana.
  • Llena los campos necesarios y haz click en Listo en la esquina superior derecha.

¿Cómo elimino un mensaje?

  • Selecciona un mensaje en el chat que quieras eliminar y haz click en el ícono a su derecha, que reemplaza los dos ticks cuando el mouse está por arriba.
  • Selecciona Editar o Eliminar.

Ten en cuenta que los demás ya pueden haberlo leído en el chat o en una notificación.

¿Cómo menciono o llamo a mis colegas?

Escribiendo [@] y el nombre de un colega puedes mencionarlo o llamarlo en el chat (solo si es miembro de ese espacio).

¿Cómo utilizo Mis Favoritos?

Crea tu mapa visual solo desde la web:

  • En tu página principal selecciona la pestaña Mis Favoritos.
  • Puedes arrastrar espacios y contactos a esta página para visualizarlos en forma de mapa mental.
  • También puedes agregar nódulos haciendo click en [+] en la esquina superior derecha.
  • Puedes conectar todo con flechas haciendo click en [+] a la derecha de cada nódulo, contacto o espacio y arrastrando una flecha hacia otro.
  • Para eliminar algo, haz click y arrástralo a la barra inferior [].

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